Как я понимаю, некоторые вопросы необходимо решать при организационной встрече. Рекомендую таковые проводить раз в месяц.(Либо, хотя бы раз в два месяца). До мероприятия время еще достаточно, но думаю на этих встречах образуется статус и концепция мероприятия.